Módulo: propuesta de pedidos¶

El principio básico del cálculo de los pedidos¶

Antes de definir ningún pedido, presentamos la evolución del stock sin ninguna propuesta:

Así vemos que, si no pedimos nada, alrededor del 17 de junio de 2016 entramos en quiebre de stock. Por eso el sistema crea un pedido. El período de pedido está fijado en 7 días, de modo que el pedido debería cubrir un período de 7 días. Una vez creado el pedido, el gráfico cambia a esto:

El pedido se creó y el quiebre de stock se desplazó 7 días hacia el futuro. Procedemos de esta manera hasta que hay pedidos para todo el período.

El resultado es el siguiente:

¿Cómo decidir cuándo pedir y cuánto pedir?¶

Los gráficos del apartado anterior muestran que el nivel de stock disponible está por encima del nivel del stock de seguridad. Esta es la configuración básica de STOCK.

Hay dos problemas fundamentales que el módulo Propuesta de pedidos debe resolver: CUÁNDO pedir y CUÁNTO pedir.

Reposición del stock tras un quiebre de stock¶

Puede ocurrir que, aunque pidamos de inmediato, se produzca un quiebre de stock. Durante el quiebre se pueden proyectar otras ventas y entonces nos hundimos cada vez más en negativo. La situación se ve claramente en la siguiente figura: el stock cayó a -24 piezas.

En este caso tenemos que estimar cuántas de las -24 piezas se van a vender. Es decir, cuántos clientes, entre el 6 de julio (hoy) y el 18 de julio de 2016, pedirán probablemente el producto pese al stock cero, y cuántos decidirán no comprarlo. La configuración estándar de STOCK es que el 80 % de los clientes decide comprar el producto. Esta configuración se define de forma global una sola vez para cada implementación de STOCK.

Para el algoritmo esto significa que, para que los pedidos lleguen a 0, debe pedir el 80 % de las 24 unidades en negativo (20 piezas). Además, debe continuar de modo que la mercancía alcance para el siguiente período de pedido.

Si hay pedidos de clientes programados para el período del 6 de julio de 2016 (hoy) al 18 de julio de 2016, nótese que esos pedidos de clientes NO se pueden reducir por el porcentaje de probabilidad de compra: siempre se deben contar al 100 %.

Aceptación de un set y una cantidad mínimos¶

Los pedidos funcionan en la configuración predeterminada con los conceptos de «cantidad mínima» o «set mínimo». Estos datos se pueden definir para un producto, una bodega y un proveedor concretos mediante SIDI o mediante los módulos Administración de proveedores y Administración de las propiedades de entrega de las bodegas.

La cantidad mínima de pedido es el número mínimo de unidades de medida base que se puede pedir.

El set mínimo de pedido es el múltiplo de la unidad de medida base en el que se puede pedir.

Si la cantidad mínima de pedido es de 100 piezas y el set mínimo de pedido es de 20 piezas, entonces se pueden pedir 100, 120, 140, 160, … piezas.

STOCK nunca redondea a cero la cantidad de un pedido en el módulo de pedidos estándar. Aunque el empaque contenga 100 piezas y solo haga falta pedir 1 pieza, se piden 100 piezas.

Sí puede, en cambio, redondear al tamaño de empaque más cercano si se define un porcentaje mínimo de llenado. Por ejemplo, si el umbral mínimo de redondeo es del 20 % y el tamaño del empaque es de 100 piezas:

• Una cantidad de 215 se redondeará hacia abajo a 200.
• Una cantidad de 220 se redondeará hacia arriba a 300.
• Una cantidad de 19 se redondeará hacia arriba a 100, porque redondear hacia abajo anularía el pedido, cosa que el sistema no permite.

El trabajo con las cantidades y los sets mínimos de pedido se puede modificar con la extensión de este módulo: Cantidades y sets mínimos avanzados.

Si quiere trabajar con cantidades mínimas de pedido en varios productos a la vez, o para todo un proveedor, use el módulo MOQ de proveedores y bodegas. Es posible fijar un límite en piezas o en unidades de cantidad.

Además, las cantidades básicas de pedido se pueden ver influidas principalmente por módulos complementarios:

• Vencimiento
• Redondeo económico al empaque
• Reparto inteligente de cartas
• Aprovechamiento de unidades de cantidad y de volumen mediante la GUI
• Aprovechamiento de unidades de cantidad y de volumen mediante SIDI
• También se pueden ver influidas por otros módulos

Aceptación de los días de pedido y de entrega¶

Los días de pedido y de entrega son importantes para los pedidos: son la entrada que permite crear los pedidos de compra y determinar cuándo es posible recibirlos en bodega y aumentar así el stock disponible.

Hay dos tipos básicos de días de pedido y de entrega:

• Día de pedido + tiempo de entrega: se usa sobre todo para pedidos a proveedores con días de pedido relativamente estrictos (por ejemplo, solo los miércoles) y con un tiempo de entrega variable, de modo que los ítems llegan en aproximadamente 20 días. Es especialmente adecuado para tiempos de entrega largos. El tiempo de entrega se indica siempre en días calendario, no en días laborables. Si un día de entrega cae en un feriado (módulo: Feriados) o en un día no laborable (recuerde que en STOCK la semana laboral se puede fijar en lun-vie, lun-sáb, lun-dom), la entrega se traslada automáticamente al siguiente día laborable.
• Combinaciones fijas Día de pedido –> Día de entrega: se usa sobre todo para los pedidos de la bodega central a las sucursales, donde hay días de entrega fijos en los que la mercancía llega a la bodega. Como día de pedido tomamos la última fecha posible en la que todavía se puede crear un pedido para que se entregue exactamente en el día de entrega requerido. Si se trata de un calendario fijo, la fecha de entrega se aplica incluso si ese día resulta ser feriado o no laborable. Si el usuario quiere cambiarlo, debe definir una excepción con vigencia temporal en la configuración.

Los días de pedido y de entrega se pueden importar mediante la base de datos de entrada (SIDI) o configurar mediante la interfaz de usuario de STOCK. Esto se describe en el capítulo de: Administración de proveedores y Administración de las propiedades de entrega de las bodegas.

En estos módulos es posible especificar los días de pedido y de entrega estándar y también las excepciones válidas durante los feriados.

Los pedidos en el modelo de distribución de la empresa¶

Si los pedidos no se hacen solo desde una bodega, sino que también hay distribución hacia y desde otras bodegas (véase el módulo: Distribución entre bodegas) o si hay pedidos de fabricación dentro de la empresa (véase el módulo: Producción), se crean los llamados pedidos multinivel.

Lo explicamos con el ejemplo de una empresa que tiene una bodega central C y las sucursales B1, B2, B3. La sucursal B3 tiene además dos puntos de entrega adicionales, D1 y D2, en distintas ubicaciones. La bodega central le pide a un proveedor S y abastece a las tres sucursales, de B1 a B3. La sucursal B3 abastece a los puntos de entrega D1 y D2. Todos los emplazamientos –puntos de entrega, sucursales y bodega central– también venden a clientes.

La propuesta de pedidos en esta situación es la siguiente:

1. Con base en la proyección de ventas se proponen pedidos de compra de los puntos de entrega D1 y D2 a la sucursal B3.
2. La sucursal B3, con base en la proyección de ventas a sus propios clientes y en los pedidos de los puntos D1 y D2 (esos pedidos de compra se suman a la proyección de ventas de B3), propone un pedido de compra a la bodega central C.
3. Las sucursales B1 y B2 no tienen puntos de entrega propios, de modo que sus proyecciones de ventas se basan exclusivamente en sus propias ventas; estas se convierten en pedidos de compra propuestos a C.
4. La bodega central suma a su propia proyección de ventas los pedidos de compra de las sucursales B1, B2 y B3, y después propone un pedido de compra al proveedor. La bodega central no incluye los pedidos de compra de D1 y D2: estos ya están incluidos en los pedidos de compra de B3

A STOCK no le importa el nivel de stock disponible de una sucursal o de la bodega central: es capaz de pedirlo al proveedor todavía a tiempo. Cada sucursal, por su parte, pide exactamente lo que necesita, crea un pedido, y es la bodega superior la que tiene que cubrirlo. Esto significa que proponemos pedidos a las sucursales incluso si el stock disponible de la bodega central es cero. En condiciones ideales esto no debería ocurrir, ya que es STOCK quien gestiona toda la cadena de suministro dentro de la empresa. Aun así, por ejemplo en una situación modelo en la que un proveedor deja de abastecer a la bodega central, hay que saber que las sucursales necesitan mercancía y que, por lo tanto, esa mercancía se debe conseguir de otra manera (proveedor alternativo, comprarla a un tercero, entrega directa) o bien el producto se debe excluir del surtido.

La producción funciona de forma muy similar a la distribución entre bodegas. La única diferencia es que las bodegas centrales se sustituyen por las materias primas y las sucursales pasan a ser los productos finales. Otra diferencia es que, en la distribución entre bodegas, siempre se trata del mismo producto, mientras que en la producción un conjunto de materias primas se transforma, en una proporción exacta y de acuerdo con la BOM de producción, en un producto distinto.

Pedidos de productos bajo pedido¶

Mediante SIDI, el usuario puede marcar un producto concreto como producto bajo pedido. Esto significa que solo se genera un pedido de compra cuando llega un pedido de cliente (módulo: Pedidos de clientes).

Cuando un cliente pide un producto así, se ponen en marcha los siguientes procedimientos:

• Si hay suficiente stock disponible (igual o superior al pedido del cliente), no se genera ningún pedido de compra.
• Si hay stock disponible, pero en un nivel inferior al pedido del cliente, se pide la diferencia (redondeada a la cantidad mínima y al empaque).
• Si hay un pedido en tránsito (módulo: Pedidos en tránsito) con fecha de entrega anterior o igual a la fecha en la que está previsto atender el pedido del cliente, ese pedido se suma al stock disponible.
• Si hay un pedido en tránsito con fecha de entrega posterior al pedido del cliente y, además, existe la manera de entregar la mercancía antes (por ejemplo, desde otro proveedor), el pedido en tránsito se ignora y se propone pedir el producto.

Explicación de pedidos¶

La pantalla «Explicación de los pedidos» muestra en detalle los pasos con los que el sistema asegura el nivel óptimo de stock de cada ítem.

Hay cuatro canales básicos que causan cambios en el stock, y el sistema los monitorea:

• Un pedido de un cliente (compra acordada de antemano)
• Despacho a producción (el ítem es una materia prima necesaria para producir el producto final)
• Despacho a distribución entre bodegas (traslado de la bodega central a una sucursal)
• Proyección de ventas (ventas a clientes finales)

Existe además cierto nivel de stock de seguridad: el sistema lo mantiene como seguro ante compras inesperadas, un problema con un proveedor, etc. (el stock de seguridad se calcula estadísticamente de modo que se mantenga el nivel de servicio al cliente deseado).

Con base en estos datos, y en el stock disponible del día en curso, el sistema busca los quiebres de stock: estos se resuelven después con una compra o con un traslado de ítems a esa bodega, es decir, se crea un pedido.

Para cada quiebre de stock se registran con cuidado y en detalle las entradas que lo causaron. Se monitorean dos valores clave: Cantidad necesaria y Cantidad realmente necesaria (la cantidad ajustada por las ventas perdidas a causa del quiebre). La cantidad final pedida se redondea al empaque o al MOQ y figura como Cantidad realmente pedida.

La cantidad necesaria resulta de la cantidad bloqueada para cubrir los requerimientos del quiebre de stock actual, si lo hubo, y los requerimientos que van desde la fecha de entrega del pedido actual hasta la siguiente fecha de entrega posible.

Para crear pedidos hay que seguir dos niveles de stock: el stock real y el stock bloqueado.

• El stock real (marcado en rojo en el gráfico) se deriva del stock del día cero, restando cada día el consumo real del nivel de stock vigente.
• El stock bloqueado (en naranja en el gráfico) es el stock real + los pedidos en tránsito + el pedido que se está proponiendo. Este valor se usa en los pedidos min-max por stock base.

GUI¶

En la pestaña «Explicación de los pedidos» se muestran tanto el histórico del stock como su nivel original (hasta hoy). Esto coincide con el nivel futuro si no se pide nada. Después se muestra el estado resultante con todos los pedidos hacia el futuro (según el rango indicado).

A continuación se añade una lista de todos los quiebres de stock y los detalles de su solución. La tabla resume los datos de entrega, las promociones (si las hay) y las cantidades necesarias (véase el ejemplo anterior).

El gráfico ilustra los niveles indicados. Pase el ratón sobre cada serie temporal para ver sus detalles: nombre, cantidad y fecha (tanto absoluta como en índice, es decir, el desplazamiento en días desde hoy hasta ese día).

Sets de pedido avanzados¶

Esta funcionalidad sirve para estratificar en detalle los empaques pedidos. Típicamente, un producto se pide por paleta completa o, por ejemplo, a partir de que el 70 % de la paleta esté llena.

Para definir cantidades y sets de pedido avanzados debe usar el SIDI.

Esta extensión le permite definir reglas precisas de redondeo de las cantidades pedidas mediante distintas reglas con distintas prioridades.

Son posibles las siguientes opciones (con un ejemplo):

• Configuración básica: se usa siempre que se incumplen las demás reglas.
• En nuestro ejemplo, la regla básica no redondea.
• Para cada rango de cantidad hay que identificar a qué empaque se debe redondear la cantidad hacia arriba.
  • En nuestro ejemplo, para el rango de 20 a 60 piezas redondeamos hacia arriba a cartones (de 5 piezas cada uno).
  • A partir de 61 piezas redondeamos hacia arriba a capas enteras de paleta (100 piezas).
• Para cualquier empaque se puede determinar si se llena hasta un porcentaje indicado.
  • En una paleta caben 1000 piezas. Si se llena el 70 % de la paleta, pedimos siempre la paleta completa; de lo contrario se aplican las demás reglas.
• Para cualquier empaque se puede determinar que se debe llenar hasta cierto porcentaje; de lo contrario, la cantidad se redondea hacia abajo
  • En este ejemplo, la proporción mínima de llenado está fijada en el 10 %.

Cómo se va a redondear exactamente se muestra en la siguiente tabla:

Definición de límites de pedido para los nuevos productos mediante SIDI¶

Los pedidos de nuevos productos son posibles con base en entradas del sistema ERP. Se pueden definir tanto una cantidad mínima como una cantidad de pedido. Si el stock disponible cae por debajo de la cantidad mínima, se pedirá la cantidad de pedido.

Estos límites sirven de mínimos. Si el sistema necesita pedir antes o en mayor cantidad, lo hará. Es solo un mecanismo de seguridad hasta que se disponga de un histórico de ventas suficiente.

Esta funcionalidad solo se puede usar mediante la configuración del módulo SIDI.

Esta funcionalidad solo está activa si el producto está marcado como nuevo. Le da al usuario la posibilidad de gestionar la cadena de suministro de los nuevos productos en el momento de su lanzamiento a la venta.

Interacción con el módulo de vencimiento: si se usa el módulo de vencimiento y su aplicación reduciría a 0 el pedido de un nuevo producto, se pedirá en su lugar la «cantidad de pedido para nuevos productos». Esto garantiza que el nuevo producto esté siempre disponible en stock, aunque el vencimiento llevara de otro modo a una cantidad de pedido nula.

Definición de límites de pedido para los productos obligatorios¶

Esta configuración sirve para mantener productos estratégicos en las tiendas pese a que no se vendan con regularidad, porque deben estar ahí por otras razones de gestión (por ejemplo, si se trata de una marca clave, si hay un acuerdo con un proveedor, o si es un producto que siempre debe estar disponible incluso en las tiendas más débiles de la cadena).

Esta funcionalidad solo se puede usar mediante la configuración del módulo SIDI.

La funcionalidad se basa en definir dos datos, ambos cantidades:

1. Umbral mínimo de stock disponible
2. Cantidad de pedido cuando se cruza el umbral mínimo

Con esta funcionalidad, la propuesta de pedidos funciona de la manera estándar, con base en las estadísticas descritas arriba. Ahora bien, si el stock disponible cae por debajo del umbral mínimo, se repone la cantidad descrita en el punto 2. Se puede ver, por lo tanto, como un “freno de emergencia” para pedir productos obligatorios.

Interacción con el módulo de vencimiento: si se usa el módulo de vencimiento y su aplicación reduciría a 0 el pedido de un ítem obligatorio, se pedirá en su lugar la «cantidad de pedido para ítems obligatorios». Esto garantiza que el ítem obligatorio esté siempre disponible en stock, aunque el vencimiento llevara de otro modo a una cantidad de pedido nula.

Las funcionalidades de límites de pedido para productos obligatorios y para nuevos productos se pueden combinar, y para ambas opciones se pueden definir valores distintos de umbral mínimo y de cantidad de pedido.

Así, al dar de alta un producto, el gerente de producto puede definir estos límites para el período en que el producto será nuevo y, transcurrido ese período, pasar automáticamente a la gestión de stock de los productos obligatorios mediante la funcionalidad de límites para productos obligatorios.

Definición del stock de seguridad promocional antes del inicio de la promoción mediante SIDI¶

Para ciertos tipos de mercancía, los que no tienen un vencimiento corto, puede resultar ventajoso definir el stock de seguridad ya antes del inicio de la promoción: la logística “gana tiempo” para prepararse para el aumento de pedidos y, así, evitamos también tener que depender de un único pedido grande.

El cálculo del stock de seguridad se describe en el módulo Stock de seguridad y en el apartado Stock de seguridad para promociones.

La extensión trabaja con el stock de seguridad calculado en el módulo anterior.

Mediante SIDI podemos definir:

• qué porcentaje de ese stock de seguridad se debe sumar al stock de seguridad estándar antes de la promoción,
• cuántos días antes de la promoción se debe aumentar el stock de seguridad habitual en ese porcentaje.